Employer of Record (EOR) – så fungerar modellen

Employer of Record, EOR, är en tjänstemodell där en extern aktör blir den formella arbetsgivaren för en person i ett visst land medan kundföretaget leder det dagliga arbetet. Modellen används ofta när ett företag vill anställa internationellt utan att omedelbart bilda ett eget lokalt bolag.

En EOR kan förenkla administrationen, men den ”tar inte bort all juridisk risk”. Arbetsrätt, skatt, socialförsäkring, arbetstillstånd och regler om vem som faktiskt har arbetsgivaransvar beror på landet och den konkreta situationen.

Vad gör en Employer of Record?

I en typisk EOR-modell skriver den lokala EOR-leverantören anställningsavtalet med arbetstagaren och står som juridisk arbetsgivare.

EOR-leverantören kan hantera:

• lokalt anställningsavtal,
• löneutbetalning och löneadministration,
• skatteavdrag och arbetsgivaravgifter enligt lokala regler,
• lagstadgade förmåner och försäkringar,
• semester- och frånvaroadministration,
• vissa myndighetsregistreringar och rapporter.

Kundföretaget styr normalt arbetsuppgifter, mål, team, arbetsledning och den kommersiella verksamheten.

Vem är egentligen arbetsgivaren?

Det är viktigt att skilja på den juridiska anställningen och den praktiska arbetsledningen.

ILO beskriver anställningsförhållandet som relationen mellan en arbetstagare och en arbetsgivare där arbete utförs under angivna villkor mot ersättning och där rättigheter och skyldigheter följer av nationell lag.

I en EOR-modell står EOR-företaget normalt på anställningsavtalet. Men hur myndigheter och domstolar bedömer ansvar kan bero på lokal lag och hur arrangemanget faktiskt fungerar, inte bara på vilket namn som står i ett kommersiellt avtal.

EOR är inte samma sak som bemanning

EOR, bemanning och rekrytering kan överlappa praktiskt men är inte automatiskt samma tjänst.

Ett rekryteringsföretag hjälper normalt till att hitta kandidaten men blir inte arbetsgivare.

Ett bemanningsföretag anställer arbetstagare för att hyras ut till kundföretag och omfattas i många länder av särskilda regler för bemanningsarbete.

En EOR-tjänst används ofta när kundföretaget redan har valt medarbetaren och framför allt behöver en lokal juridisk arbetsgivare och löneadministration. Exakt klassificering måste dock bedömas enligt det land där arbetet utförs.

När kan en EOR vara användbar?

Vanliga situationer är:

• ett företag vill testa en ny marknad innan ett dotterbolag skapas,
• en viktig specialist bor i ett land där företaget saknar juridisk enhet,
• en mindre internationell arbetsstyrka ska anställas i flera länder,
• ett företag behöver tid för att etablera en egen lokal arbetsgivarenhet.

Modellen är mindre självklar om företaget planerar en stor och långvarig verksamhet med många anställda i landet. Då kan en egen lokal juridisk enhet vara mer lämplig ekonomiskt och organisatoriskt.

En EOR eliminerar inte permanent-establishment-risk

Ett vanligt marknadsföringspåstående är att EOR gör det möjligt att ”anställa utan någon lokal risk”. Det är för kategoriskt.

En anställds aktiviteter kan i vissa situationer bidra till att skapa skattepliktig närvaro eller andra skyldigheter för kundföretaget. Bedömningen kan bero på exempelvis vilka avtal personen får ingå, vilken verksamhet som bedrivs och hur varaktig närvaron är.

EOR-lösningen och frågan om fast driftställe är därför två separata analyser.

Arbetstillstånd och rätt att arbeta

Att en EOR är lokal arbetsgivare betyder inte att alla personer automatiskt får arbeta i landet.

Medborgarskap, uppehållsrätt och arbetstillstånd måste fortfarande följa de regler som gäller där arbetet utförs. För Sverige finns särskilda regler beroende på bland annat om personen är EU/EES-medborgare eller tredjelandsmedborgare.

EOR-leverantörer kan ofta hjälpa administrativt, men myndigheten som beslutar om uppehålls- och arbetstillstånd är inte EOR-företaget.

Skatt och socialförsäkring

Internationella anställningar kan beröra flera system samtidigt. Var personen bor, var arbetet faktiskt utförs, hur länge vistelsen pågår och vilket land som har rätt att ta ut socialavgifter påverkar bedömningen.

För arbete i Sverige är huvudregeln att den som arbetar här omfattas av svenska regler om skatt och socialavgifter, men undantag finns bland annat inom EU/EES och genom internationella avtal.

Det går därför inte att utgå från att en EOR-faktura automatiskt löser alla skatte- och socialförsäkringsfrågor för kundföretaget.

Vad bör företaget kontrollera hos en EOR?

En EOR bör granskas ungefär som andra leverantörer som hanterar personal, pengar och känsliga uppgifter.

• I vilka länder har leverantören egen juridisk enhet?
• Används underleverantörer?
• Vem ansvarar för arbetsrättsliga processer och uppsägningar?
• Hur hanteras pension, försäkring och lagstadgade förmåner?
• Hur skyddas person- och lönedata?
• Vad ingår i grundavgiften och vilka kostnader tillkommer?
• Hur snabbt kan en anställning avslutas eller flyttas till ett eget bolag?
• Vem bär kostnaden om leverantören gör ett administrativt fel?

Exempel: anställa i Sverige genom EOR

En utländsk arbetsgivare som vill ha en medarbetare i Sverige kan undersöka en lokal EOR-lösning. Ett exempel på en leverantörssida är Employer of Record i Sverige.

Att en kommersiell leverantör erbjuder tjänsten är dock inte samma sak som att alla internationella anställningar har identiska regler. Skatt, socialförsäkring, arbetsrätt och eventuell migrationsrätt behöver fortfarande bedömas för den konkreta arbetstagaren och verksamheten.

Vad kostar en EOR?

Prissättningen varierar. Vanliga modeller är en fast månadsavgift per anställd eller en avgift kopplad till lönekostnaden.

Den synliga serviceavgiften är inte hela jämförelsen. Ta även hänsyn till lokala arbetsgivaravgifter, försäkringar, förmåner, växlingskostnader, eventuell deposition och avgifter vid onboarding eller avslut.

Jämför dessutom med kostnaden för en egen juridisk enhet om verksamheten väntas bli långvarig.

Vad händer om anställningen ska avslutas?

En EOR kan inte sätta lokala uppsägningsregler ur spel. Uppsägningstid, sakliga skäl eller andra krav, förhandlingar, semesterersättning och avgångskostnader kan följa nationell lag eller kollektivavtal.

Kundföretaget bör därför inte lova ett omedelbart avslut till en chef eller projektledare innan EOR-leverantören har kontrollerat vad som faktiskt är möjligt.

EOR eller eget bolag?

Fråga	EOR	Eget lokalt bolag
Starttid	Ofta kortare	Normalt mer etableringsarbete
Administration	Mycket kan läggas hos leverantören	Byggs upp internt eller outsourcas separat
Kontroll	Delad mellan kund och EOR	Större direkt kontroll
Kostnadsmodell	Löpande avgift per anställd	Fasta etablerings- och driftkostnader
Långsiktig skalning	Kan bli dyr vid stor personalstyrka	Kan vara mer rationellt vid permanent verksamhet

Vanliga frågor

Är EOR lagligt i alla länder?

Nej, modellen kan vara tillåten, begränsad eller klassificerad på olika sätt beroende på nationell lag. Kontrollera alltid den aktuella jurisdiktionen.

Tar EOR över all arbetsgivarjuridisk risk?

Nej. EOR tar normalt ett stort administrativt och formellt arbetsgivaransvar, men kundföretaget kan fortfarande ha skyldigheter och risker beroende på arbetsledning, skatt, permanent närvaro och lokal lag.

Behöver företaget ett eget bolag om det använder EOR?

Inte alltid för själva anställningen, vilket är en av modellens huvudpoänger. Men andra verksamhetsaktiviteter kan ändå skapa registrerings- eller skattebehov.

Kan man flytta en EOR-anställd till ett eget dotterbolag senare?

Ja, det är vanligt, men övergången behöver hanteras enligt lokal arbetsrätt och anställningsvillkor så att anställningstid, förmåner och andra rättigheter behandlas korrekt.